仕事紹介

職員の声

総務企画業務

藏本 沙和

名古屋大学 企画部 企画課 企画係

採用年度 平成25年度
藏本 沙和

Q&A

Q1 この業務の魅力や仕事の上で心がけていることは何ですか?
A1  他の部署と連絡調整等をすることが多いので、的確・迅速に情報共有や依頼をするように心がけています。
Q2 現在の仕事内容について教えてください。
A2  教育研究組織(例:附属センター、研究科・学部、機構等)の設置・改廃の申請が主な業務です。様々な部署の協力が必要となる一方、学内での手続きや、設置・改廃に必要な書類など、内容により行うべき手続きが異なるためそれぞれ連絡調整を行ったり、書類の作成をしたりしています。また、文部科学省や企業等からアンケートの依頼もたびたび来るため、各部署からデータを提供してもらい、とりまとめて回答をしています。
Q3 印象に残っている業務を教えてください。
A3  海外大学と名古屋大学で国際連携専攻を設置するための業務に携わったことです。海外大学の教育制度や法制度が日本と違う中、一つの専攻を設置することの難しさを勉強させていただくことが出来ました。最後に無事設置が認められたとの知らせが来たときは安心したと共にとても嬉しく思いました。
Q4 今後挑戦したいこと、やってみたい仕事は何ですか?
A4  海外大学と名古屋大学での国際連携専攻の設置のための手続きを行う中で、まず名古屋大学についての制度や日本の大学を設置する際の基準等の知識を身に付けることの重要性を実感したので、現在の業務を通して日々勉強していきたいと思います。また以前配属になった部署での知識を活かすことも出来たので、今後自分の可能性を広げるためにも、様々な部署や研修等で経験を積んでいきたいと思います。

長尾 智里

自然科学研究機構 核融合科学研究所 管理部 総務企画課 総務係

採用年度 平成19年度
長尾 智里

Q&A

Q1 この業務の魅力や仕事の上で心がけていることは何ですか?
A1  どこよりも早く情報が入る部署なので、自分から必要な情報をキャッチするよう心がけています。
Q2 現在の仕事内容について教えてください。
A2  研究所代表電話への対応、郵便物の仕分け、職員の出張書類の確認といった日常的な業務から、各種調査への回答、研究所の重要会議・式典等の開催、オープンキャンパス等の広報活動等といった定期的な業務まで、多種多様な仕事を行っています。
Q3 印象に残っている業務を教えてください。
A3  10月に開催したオープンキャンパスです。半年以上前から実行委員の選出、テーマ決めを行い、月に1~2回開催する実行委員会において今年のイベント内容を議論しながら準備を進めました。何度も校正を重ねて完成したチラシやポスターが、学校や駅等に掲示されているのを見かけた時はやりがいを感じました。全職員の協力により迎えた当日は、来場者の方に「楽しかった」「来てよかった」といった声を掛けていただくことができ、達成感を味わうことができました。
Q4 今後挑戦したいこと、やってみたい仕事は何ですか?
A4  "誰もが部分的にしか知らない仕事"を、"誰もが全体像を把握できる仕事"に変えることに挑戦したいです。現在の業務でいえば、例えば出張手続きや規程・規則の整備について、業務の流れを調べて、誰が見ても分かるようにまとめたいです。私たち事務職は、数年単位で他の部署に異動していきますが、人が変わっても、仕事はステップアップ・次につながるよう、小さなことでも改善の視点を持って日々の業務に携わっていきたいと考えています。

近藤 智裕

福井工業高等専門学校 総務課 人事労務係

採用年度 平成24年度
近藤 智裕

Q&A

Q1 この業務の魅力や仕事の上で心がけていることは何ですか?
A1  全教職員と触れ合えることが魅力であり、笑顔で対応することを心がけています。
Q2 現在の仕事内容について教えてください。
A2  毎日の出勤簿の確認や、毎月末の超過勤務の計算、共済業務に関する高専機構本部との連絡や健康診断の実施など、高専は教職員の人数が少ない分一人の職員が担当する業務は多岐にわたります。人事労務の情報には最新の注意を払う必要がありますが、その一つ一つの業務が、教職員の家庭を支えることにつながり、責任ある仕事だと感じることができます。
Q3 印象に残っている業務を教えてください。
A3  平成27年度国立大学法人等職員採用試験の機関訪問業務に携わったことです。平成27年度は、本校に在籍している若手職員が中心となって企画した年で、私は担当係と若手職員という2つの視点に立って参加しました。参加者を迎え入れるオープニングムービーの作成や職場見学会など、初めての試みを盛り込んだものとなり、この機関訪問の雰囲気から本校を選んでいただいた面接者も多数おり、貴重な経験を積むことができました。
Q4 今後挑戦したいこと、やってみたい仕事は何ですか?
A4  本校の若手職員が中心となって考えた業務改善案を、学校側に提案してみたいです。本校には若手職員が自主的に活動している研修会があります。若手ならではの柔軟な発想を活かし、新しい視点での改善を提案することが、自分を含め若手職員全体のレベルアップにつながると考えています。

数井 百香

北陸先端科学技術大学院大学 大学戦略・広報室広報係

採用年度 平成26年度
数井 百香

Q&A

Q1 この業務の魅力や仕事の上で心がけていることは何ですか?
A1 担当業務が円滑に進むよう上司への報告・連絡・相談、係内の職員との情報共有を心がけています。
Q2 現在の仕事内容を教えてください。
A2 現在は主に、本学のホームページに関する業務を行っています。各ページの構成をまとめた資料を作成するとともに、内容やデザイン等について先生方や各部署の担当者、業者の方と随時打合せを行っています。意見の相違など調整が難しい場面もありますが、よりよいホームページになるよう努めています。また、大学紹介パンフレットの制作や、各種イベントの広報活動及び写真撮影、見学対応なども行っています。
Q3 印象に残っている業務は何ですか?
A3 毎年地域の方を対象に行っているJAISTフェスティバルに、広報係として初めて携わったことです。フェスティバルの開催に向け、ポスターやパンフレットの制作に関わり、自ら足を運んでポスターの掲示や、地元情報誌への掲載依頼など広報活動全般を担当しました。初めての業務に戸惑うこともありましたが、当日は前年度を上回る1400人以上の来場者があり、達成感を感じることができました。
Q4 今後チャレンジしたいこと、やってみたい仕事は何ですか?
A4 広報係の業務は学外の方と関わることも多く、大学について質問される場面も多々あるので、どんな時でもしっかり説明できるよう、大学に関する知識をもっと充実させていきたいと思います。また、大学の業務はとても幅広いので、これから様々な業務を経験し、色々な角度から物事を見て判断できる力を身につけたいです。

上松 杏奈

岐阜工業高等専門学校 総務課総務・企画係

採用年度 平成24年度
上松 杏奈

Q&A

Q1 この業務の魅力や仕事の上で心がけていることを一言で表すと何ですか?
A1 日本の未来の技術者を育てる教育の場で働けることがとても魅力的です。
Q2 現在の仕事内容を教えてください。
A2 日常的な業務としては、各種通知文書等の周知・供閲・回覧、公用車・会議室管理、学内会議の準備、機構等からの調査対応などを行います。また定期的な業務として、式典に関すること、学則等の規程の制定及び改廃、広報関係に関することなど様々な仕事を行っています。
Q3 印象に残っている業務は何ですか。
A3 印象に残っている業務は入学式です。総務・企画係になって初めての業務が入学式でした。以前の係では式典に参加することがなかったため、とても新鮮でした。新入生が緊張した表情で校長の式辞を聞いているのを見て、この学生たちが5年後もしくは7年後には、社会に貢献する技術者へ成長すると考えると、素敵な職場で働いているのだと再認識しました。
Q4 今後チャレンジしたいこと、やってみたい仕事は何ですか。
A4 岐阜高専では、毎年広報誌として「学校要覧」作成をしています。2014年度版では表紙等の色や文字の大きさ、レイアウトなどにこだわり作成しました。しかし、さらに工夫すれば読みやすく、目を引く「学校要覧」ができると思い、来年度は岐阜高専の広報活動にさらに役立つものを作成したいと考えています。

大学という学問を追究する場で、研究者・学生の力になりたい!と思ったのがこの職場を選んだ理由です。

白井 結

名古屋工業大学 人事課 労務係

採用年度 平成24年度
白井 結

Q&A

Q1 なぜこの仕事を選びましたか?
A1

 大学は高度な水準の学問を追及する場です。その研究や学びに貢献したいと思ったのが大きな理由です。名工大には意識の高い研究者・学生が多く、彼らの力になりたいと思いました。また、名工大は地元愛知のものづくりを支え、リードしていく大学でもあります。地元を応援したい気持ちもあり、この職場を選びました。

Q2 現在の仕事内容を教えてください。
A2

 育児・介護休業手続き、教員の兼業手続き、健康診断の実施、団体生命保険取りまとめ、財形貯蓄事務等を担当しています。教職員の研修など、係全体で業務分担する必要があるときは、研修会場の設営や配布物の準備をすることもあります。
 また、他課から、教職員の服務・勤務時間・休暇関係の問い合わせがあれば、就業規則に則って対応します。

Q3 仕事での失敗談、苦労話を教えてください。
A3

 私の所属する人事課労務係は、他課からの問い合わせが多いところです。「○○休暇はいつから何日取得できるか」「入試業務に従事したときの労働時間はどうなるか」など、休暇や勤務時間に関するものです。就業規則や法律等を確認して回答しますが、個々のケースにより回答が異なるという場合が多く、その都度規則を読み直しています。規則・法律を正しく解釈し、分かりやすく説明することに、毎回苦労しています。

Q4 今後の目標は何ですか?
A4

 今は若手として、何でも経験し、先頭に立って動くことを意識しています。今後は係あるいは課全体を見回して、その中での自分の役割を考えながら動ける中堅職員になりたいと思っています。

Japan Advanced Institute of Science and Technology」通称JAIST(ジャイスト)の総務課総務係です。

五味 武智

北陸先端科学技術大学院大学管理機構 総務課 総務係

五味 武智

Q&A

Q1 現在の仕事内容を教えてください。
A1 総務課総務係では、大学に届く郵便物の仕分けから大学の重要事項を決定する会議の取りまとめまで、幅広い業務を行っています。主なものとしては、法人事務の総括及び連絡調整、各種学内会議の取りまとめ、入学式・学位記授与式等の諸行事の実施、地元自治体との地域交流に関する業務があります。
Q2 職場の雰囲気を教えてください。
A2 事務室に学生が来ることはあまりありませんが、他部署の職員や学外からの来訪者の出入りもあり、賑やかなことが多いです。また、大きな会議や諸行事においては、係・課全体の協力体制の下で業務に臨むことも多々ありますので、職員同士の連携が強まり、お互いに話をしやすい環境が自然に出来上がっていると思います。
Q3 印象に残っている業務は?
A3 JAISTでは、地域との交流を促進する事業の一つとして、近隣の一般の方を対象に、JAISTフェスティバルというイベントを開催しています。年に1回開催される大きなイベントで、参加する教職員との連絡・調整があり、実行委員会があり、イベントを共催する自治体との連携もありと、総務係の業務を集約したものと言えるかもしれません。  「連絡・調整」や「連携」と言葉にすると短いですが、外部の機関との打合せのため外出し、大学に戻り学内の教職員と打合せをし、調整の結果をまとめるために自分の席に戻る頃には、すでに夕方になっていたことも多々ありました。また、予算や学内のスペースは限られていますので、度々調整が難航した記憶があります。同時に、携わる人数が多いため調整が難航するという理由だけでは片づけられない、自身の調整能力・経験不足を感じたことも覚えています。それでも、同じ時期の通常業務をこなしつつ、大きなイベントを無事にやり遂げた時の達成感はひとしおでした。
Q4 今後の目標は何ですか?
A4 私には、職場の中に目標としている人たちがいます。所属部署はバラバラで、私が目標としている点も、専門知識の量、部署間の連絡の上手さ、後輩・部下に対する指導力と様々です。目標は何かと問われると、その人たちの技術やノウハウを盗むことでしょうか。そういう人たちと一緒に仕事をしたいと思いますし、私自身も様々な所属・立場の人から、「この人と一緒に仕事がしたい」と言ってもらえるようになりたいと考えています。

信頼される事務を目指して

 私が所属している人事労務係では、教職員の採用・人事、労働時間管理、給与・諸手当、共済、兼業、研修、労働安全衛生などの業務を行っています。

 このような広範囲な業務に対応するには、幅広い知識が必要となります。例えば、教職員から諸手当について問い合わせがあった場合、その教職員の状況にあわせて必要な書類を、所定の期限までに速やかに提出するよう正しく案内しなければなりません。曖昧な知識でいたために、適切な対応ができず、教職員に事務手続き上の負担をかけてしまったこともありました。日常業務と並行して、専門知識を習得する時間をもつことが難しい時期もありますが、業務を計画的に行い、優先順位をつけることで空いた時間等を利用して知識の修得に努め、教職員に正確かつ迅速な対応ができるよう心がけています。

 現業務は幅広く学べるという点で、個人としてのスキルアップにつながると思っています。今後は、より効率的に業務が行えるような業務環境の整備にも取り組みたいと思っています。

石川 好美

鳥羽商船高等専門学校 総務課 人事労務係

石川 好美

"カタチ"に残る仕事

 私は現在、報道発表、ホームページの運営、大学概要作成、大学グッズの製作、オープンキャンパスや大学見学の企画・実施など、広く大学をPRする業務に携わっています。これらは、皆さんのようにITや流行に敏感な、若い感性を活かしやすい業務といえるでしょう。

 広報業務の魅力は、ホームページや広報誌など、自分の仕事が実際にカタチとなって残ることだと思います。また、新聞記者やテレビ・ラジオの制作担当、ウェブデザイナー、広告会社等の方々とお話しする機会が多く、異なる業種のお話をうかがい、見識を広げられることも仕事の楽しみの1つです。

 一見華やかにも見える広報業務ですが、報道発表をするにもイベントを実施するにも、教員や他部署の職員など多くの方たちの協力が不可欠であり、依頼や連絡・調整といった、いわゆる事務的な仕事が大変重要となります。そのため、日頃からコミュニケーションを重視し、相互に友好な協力関係を築くことが大切だと考えています。

 これから広報の仕事に関わる若い皆さんには、ぜひ他者との関係を大切にし、あなたの"カタチ"を残していただきたいと思います。

野田 智弘

豊橋技術科学大学 総務課 広報係

野田 智弘

大学イベントを通じて、大学の事をもっと知ってもらいたい。
"いい大学だね"と言葉をいただいた時は大変嬉しく、やりがいを感じました。

匂坂 諒平

名古屋大学 総務部
総務課 企画調整掛

匂坂 諒平

Q&A

Q1 現在の仕事内容を教えてください。
A1

学内で行われる全学的なイベントに係る業務を主に行っています。行事の開催時間や会場を調整し、各部局から企画を募集して企画案を取りまとめたり、行事開催に向けて学内外への情報発信やスタッフ用マニュアルの作成を行ったりするなど、イベント全体の運営面を担当しています。

Q2 職場の雰囲気を教えてください。
A2

私が所属する総務課は、大学全体の動きにかかわる会議の取りまとめや、大学の規則の制定などについても担当している部署であり、常に緊張感と慌ただしさのある職場です。
ただ、忙しい中でも、昼休みに運動を楽しんだり、学外へランチに出かけたりする方も多く、私自身も適度にメリハリをつけて働くことができています。

Q3 印象に残っている業務は?
A3

大学職員の仕事は年度ごとにサイクルする仕事が多く、私の掛が担当しているのも、概ね年に1回開催しているイベントであるので、当日までに必要な作業や実際に行った業務については、次年度以降の参考となるよう、業務の過程を含めて記録に残し、掛内で共有しています。
その一環で、イベント当日の様子を撮影しているのですが、名古屋大学ホームカミングデイでのある親子参加型行事では、毎年参加者の方それぞれに、行事への参加記念として、当日撮影した集合写真をプリントし郵送をしています。これをとても喜んでくださった参加者の方がおり、後から、「名古屋大学っていい大学だね」との言葉をいただくことができました。
このことを通して、大学の行うさまざまな活動が、少なからず地域の方々に届き、理解していただいているのだということを実感できたとともに、大学職員として、大学全体への地域の方々の印象を、より良いものにする仕事にかかわることができていることを嬉しく思いました。

Q4 今後の目標は何ですか?
A4

正直、いま私たち若手にできる仕事は限られており、求められているのは、日々の業務を的確にこなしていくことであると思います。だからこそ、まずはできる仕事を丁寧にかつ効率的に進めていきたいです。
その上で、ただ漠然と毎日を過ごすのではなく、専門的知識と幅広い経験を積み重ね、それらを発揮すべきところで、また、発揮すべきかたちで活用できるよう、一つひとつの仕事に根拠と目的を見出しながら励んでいきたいと考えています。